Jak zabezpieczyć dane Twojej praktyki stomatologicznej?

§1. Postanowienia Ogólne

1. Niniejszy dokument zawiera informacje dotyczące przetwarzania przez Administratora - IQ Dental SystemSpółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie (35-206), ul. Okulickiego 18, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XIIWydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000646702, NIP:8672242363, REGON: 365847216 - Danych Osobowych osób korzystających z Serwisu oraz Aplikacji.

2. Administrator dokłada szczególnych starań w celu ochrony prywatności przekazanych mu DanychOsobowych. Administrator z należytą starannością dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne, w tym o charakterze programistycznym i organizacyjnym, zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, ujawnieniem, utraceniem i zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.

3. Polityka Prywatności zostaje udostępniona w celu zapewnienia osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, jak najszerszej informacji o zakresie przetwarzanych danych, sposobach i zasadach przetwarzania danych oraz o prawach tych osób.

4. System ochrony Danych Osobowych w szczególności uwzględnia wymagania przewidziane w bezwzględnie obowiązujących przepisach takich jak:

a. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawieochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnegoprzepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochroniedanych) (Tekst mający znaczenie dla EOG) (OJ L 119, 4.5.2016);

b. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.);

c. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344)

5. Polityka Prywatności jest udostępniona Usługobiorcy nieodpłatnie na stronie internetowejwww.iqdental.pl/polityka-prywatnosci, która umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jej treści.

6. W przypadku nieakceptowania zasad niniejszej Polityki Prywatności nie należy instalować Aplikacji lub ją odinstalować. Trwałe usunięcie Aplikacji z Urządzenia jest równoważne z zakończenia korzystania z Aplikacji.

autorskie oprogramowanie pod nazwą IQDENTAL dostarczone przez Usługodawcęwraz Umową i służące przetwarzaniu w określony sposób informacji przy wykorzystaniu urządzeń informatycznych dla celów zarządzania prywatnymigabinetami dentystycznymi, w tym m.in. służące do:

− zarządzania informacjami o pacjentach,

− zarządzania przebiegiem leczenia,

− zarządzania wizytami pacjentów,

− zarządzania realizacją płatności,

− przygotowywania i generowania raportów,

− monitoringu rentowności gabinetu oraz produktywności pracy lekarzy,

− dostępu online do dedykowanych kont pacjentów,

− delegowania i monitorowania zadań współpracownikom,

− wielopoziomowej komunikacji zespołu w gabinecie dentystycznym.

dane osobowe pacjentów Usługobiorcy zaliczane do szczególnych kategoriidanych osobowych i objęte szczególną ochroną, wynikającą z przepisów prawa –w szczególności dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osobyfizycznej – w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej (usług dentystycznych) –ujawniające informacje o stanie jej zdrowia, gromadzone i przetwarzane przezUsługobiorców jako administratorów tych danych osobowych w rozumieniu RODO i przetwarzane przez Usługodawcę w związku z zawarciem z Usługobiorcą UmowyPowierzenia.

§ 3. Administrator Danych Osobowych Usługobiorców oraz Użytkowników Serwisu

Administratorem Danych Osobowych Usługobiorcy (w tym osób kontaktowych wskazanych przez Usługobiorcę) oraz Użytkowników Serwisu jest IQ Dental System Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie (35-206), ul. Okulickiego 18, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000646702, NIP: 8672242363,REGON: 365847216.

§ 4. Administrator Danych Osobowych Pacjentów oraz Użytkowników Aplikacji

1. Administratorem Danych Osobowych Pacjentów, Użytkowników Aplikacji oraz wszystkich Danych Osobowych wprowadzanych za pomocą Aplikacji są wyłącznie Usługobiorcy. Usługobiorcy ponoszą wszelką odpowiedzialność za wszystkie wprowadzane za pomocą Aplikacji informacje i dane oraz zobowiązują się w tym zakresie przestrzegać przepisów obowiązujących - w szczególności przepisów dotyczących ochrony Danych Osobowych. W przypadku naruszenia przez Usługobiorców przepisów wtym zakresie, Usługodawca dawca jest zwolniony z jakiejkolwiek odpowiedzialności z tym związanej.

2. Usługodawca przetwarza Dane Osobowe podane przez Usługobiorcę (których administratorem jest Usługobiorca) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – w szczególności zbiera, przetwarza i przechowuje dane osobowe z uwzględnieniem wymogów RODO, Ustawy o ochronie danych osobowychi Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

3. Dane Osobowe Pacjentów oraz Użytkowników Aplikacji, wobec których Usługobiorca jest administratoremdanych, Usługodawca przetwarza na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania stanowiącej Załącznik do Umowy.

4. Dane wprowadzone przez Usługobiorcę do Aplikacji stanowią jego własność. Usługodawca nieodpowiada za treść danych wprowadzanych przez Usługobiorcę / Użytkownika Aplikacji do Aplikacji.

5. Usługobiorca zobowiązany jest do uzyskania odpowiednich praw i zgód osób uprawnionych naumieszczenie w Aplikacji jakichkolwiek materiałów, w tym dokumentacji medycznej / fotografii / innych danych i materiałów dotyczących pacjentów. Umieszczenie jakichkolwiek danych i materiałów w Aplikacji przez Usługobiorcę / Użytkownika Aplikacji jest równoznaczne z oświadczeniem, że Usługobiorca / /Użytkownik Aplikacji posiada w tym zakresie niezbędne prawa i zgody.

6. Obowiązki lekarza, lekarza dentysty wykonującego działalność leczniczą w ramach praktyki zawodowej związane z ochroną Danych Osobowych regulują m.in.:

a. ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,

b. ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,

c. rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacjimedycznej oraz sposobu jej przetwarzania,

d. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danychosobowych;

e. wytyczne wydawane przez kompetentne organy, w których kompetencji znajduje się tematykaochrony danych osobowych, w tym np. wytyczne Komisji Stomatologicznej NRL w zakresie opracowania i wdrożenia polityk bezpieczeństwa.

Usługobiorca zobowiązany jest do wypełniania obowiązków związane z ochroną Danych Osobowychwynikających z ww. regulacji.

§ 5. Przetwarzanie Danych Osobowych

1. Dane Osobowe są gromadzone, przechowywane i wykorzystywane przez Administratora za zgodą osób, których dotyczą, zgodnie z prawem i z zachowaniem należytych procedur oraz w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo.

2. Administrator może wykorzystywać Dane Osobowe tylko i wyłącznie w celu zapewnienia właściwej obsługi Usługobiorców i Użytkowników Serwisu oraz ogranicza zbieranie oraz wykorzystanie Danych Osobowych Usługobiorców oraz Użytkowników Serwisu do niezbędnego minimum wymaganego do świadczeniaUsług.

3. Administrator Danych Osobowych przetwarza Dane Osobowe w następujących celach:

a. zapewnienie funkcjonalności i korzystania z Aplikacji / Serwisu, w szczególności przetwarzanie jestniezbędne do wykonania Umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęciadziałań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy - np. założenie konta (art.6 ust. 1 lit. b RODO);

b. przyjęcia, rozpatrzenia oraz realizacji złożonej reklamacji lub zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

c. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w tym obowiązków finansowo – księgowych i wykonania przepisów prawa m.in. podatkowych do czasu wymaganego właściwymi przepisami prawa podatkowego;

d. realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), w tym:

− dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami;

− prowadzenie działań statystycznych, związanych z poprawą efektywności Aplikacji / Serwisu, jakością świadczonych Usług i dostosowaniem ich do Usługobiorców / Użytkowników.

4. Dane Osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora również w poniższych celach:

a. w celu świadczenia Usług niewymagających założenia Konta, tj. przeglądanie stron www Serwisu internetowego oraz Usług;

b. marketingu bezpośredniego, wysyłania informacji marketingowych (marketing własny), analiz skuteczności działań marketingowych, profilowaniu użytkowników odwiedzających Serwis w celach marketingowych,

c. rozwoju Usług, wsparcia obsługi Serwisu oraz Aplikacji oraz wykonania obowiązków ściśle określonych przepisami prawa,

d. wysyłania informacji o prowadzonych przez Usługodawcę działaniach,

e. przechowywania historii przekazanych wszelkich wpłat, zabezpieczenia działań administracyjnych iksięgowych,

f. statystycznych, badawczych i archiwalnych, w tym w celu badania satysfakcji oraz poziomu zadowolenia z Serwisu / Aplikacji, a także określenia jakości Serwisu / Aplikacji;

g. wykrywania i zwalczania nadużyć przy korzystaniu z Serwisu oraz Aplikacji i zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu.

5. Jeżeli podstawą przetwarzania Danych Osobowych jest zgoda, Usługobiorca oraz Użytkownik Serwisu wkażdej chwili może ją wycofać lub ograniczyć. Przetwarzanie Danych Osobowych do momentu cofnięcia zgody pozostaje zgodne z prawem.

6. Kategoria zbieranych, przetwarzanych i przechowywanych informacji przy użyciu Aplikacji zależy od Usługi, z jakiej Usługobiorca / Użytkownik Serwisu korzysta oraz zasad gromadzenia informacji określonych w niniejszej Polityce Prywatności.

7. Administrator danych osobowych może przetwarzać w szczególności następujące kategorie Danych Osobowych:

a. dane kontaktowe (nazwisko, imię, adres e-mail, numer telefonu, miejsce zamieszkania nazwa firmy, NIP, REGON, KRS);

b. informacje o koncie (nazwa Użytkownika, hasło, indywidualne ID Użytkownika), płeć, data urodzenia, obrazy, zdjęcia;

c. dane dotyczące zamówionych Usług;

d. informacje o częstotliwości wizyt w Serwisie / Aplikacji, dane dotyczące aktywności w Serwisie /Aplikacji, dane w postaci nr IP, dane dotyczące przeglądanych treści czy Usług w Serwisie, dane dotyczące sesji Urządzenia, systemu operacyjnego, przeglądarki, lokalizacji;

e. dane dotyczące reklamacji, skarg i wniosków;

f. dane techniczne;

g. dane dotyczące usług marketingowych.

8. Przetwarzane przez Administratora Dane Osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od Usługobiorcy /Użytkownika Serwisu lub też ze źródeł publicznie dostępnych (w tym rejestrów publicznych).

9. Podanie Danych Osobowych jest dobrowolne, jednak może stanowić warunek świadczenia Usług przez Administratora za pośrednictwem Aplikacji oraz Serwisu. Podanie Danych Osobowych może być takżeobowiązkiem wynikającym z obowiązujących przepisów prawa (np. do celów księgowych, podatkowych).

10. Administrator może wykorzystywać Dane Osobowe do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym mogą one podlegać one profilowaniu, z uwzględnieniem informacji zawartych w Plikach Cookies. Profilowanie będzie miało wpływ na funkcjonalność i jakość Serwisu i Aplikacji, treść Usług, a także proponowanie Użytkownikowi działań zwiększających jego aktywność w Serwisie i Aplikacji.

11. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych następuje w trakcie rejestracji poprzez zaznaczenie właściwego miejsca i naciśnięcie odpowiedniego przycisku.

12. Obligatoryjnym warunkiem zawarcia Umowy, która stanowi podstawę do korzystania z Aplikacji, jest akceptacja Regulaminu oraz niniejszej Polityki Prywatności

§ 6. Czas Przetwarzania Danych Osobowych

1. Dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny dla każdego celu przetwarzania – w tym przez okres niezbędny do realizacji Usług, działań marketingowych oraz innych usług wykonywanych dla Usługobiorcy / Użytkownika Serwisu.

2. Dane osobowe mogą być przechowywane przez okres przedawnienia zobowiązań cywilnoprawnych oraz administracyjnoprawnych, w tym podatkowych. W szczególności po rozwiązaniu Umowy, dane osobowe Użytkownika Serwisu będą przechowywane ze względów bezpieczeństwa prawnego, do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń - minimum 6 lat. Dane dotyczące Usług płatnych będą przechowywane przez okres 6 lat od daty złożenia zamówienia na realizację Usług płatnych.

3. Dane osobowe będą usunięte w następujących przypadkach:

a. kiedy osoba, której dane dotyczą zwróci się o ich usunięcie lub wycofa udzieloną zgodę;

b. kiedy osoba, której dane dotyczą nie podejmuje działań przez ponad 6 lat (kontakt nieaktywny);

c. po uzyskaniu informacji, że przechowywane dane są nieaktualne lub niedokładne.

4. Niektóre dane w zakresie: adres e-mail, imię i nazwisko, mogą być przechowywane przez okres kolejnych 3 lat dla celów dowodowych, rozpatrywania reklamacji, skarg oraz roszczeń związanych z usługami świadczonymi przez Usługodawcę – dane te nie będą wykorzystywane do celów marketingowych.

5. Dane dotyczące Użytkowników niezalogowanych będą przechowywane przez czas odpowiadają cycyklowi życia zapisanych na urządzeniach Plików Cookies lub do czasu ich usunięcia w urządzeniu Użytkownika przez Użytkownika.

6. Dane Osobowe dotyczące preferencji, zachowań i wyboru treści marketingowych mogą być wykorzystywane jako podstawa do podjęcia zautomatyzowanych decyzji w celu określenia możliwości sprzedażowych Serwisu

§ 7. Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich poprawiania i usunięcia

1. Zgodnie z przepisami RODO każda osoba, której Dane Osobowe są przetwarzane przez Administratora Danych Osobowych, ma prawo do:

a. bycia informowanym o przetwarzaniu Danych Osobowych,

b. dostępu do swoich Danych Osobowych,

c. poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania Danych Osobowych,

d. usunięcia Danych Osobowych (prawo do bycia zapomnianym),

e. ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych,

f. przenoszenia Danych Osobowych,

g. wniesienia sprzeciwu od przetwarzania Danych Osobowych,

h. cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, i. niepodlegania profilowaniu,

j. wniesienia skargi do organu nadzorczego z uwzględnieniem zasad korzystania i realizowania tych uprawnień wynikających z przepisów RODO.2. Jeżeli Usługobiorca / Użytkownik Serwisu udzielił zgody na przetwarzanie swoich Danych Osobowych do dowolnego celu ma również prawo do wycofania tej zgody w każdej chwili

3. Osoba, która chce skorzystać ze swoich praw, o których mowa w niniejszym paragrafie powinna dokonać zgłoszenia za pośrednictwem e-maila lub w formie pisemnej na adresy do kontaktu z Administratorem podane w § 10 ust. 2 niniejszej Polityki Prywatności.4. Wszelkie zapytania, wnioski i skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora powinny zawierać:

a. dane osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie,

b. zdarzenie, które jest powodem zgłoszenia,

c. żądanie oraz podstawę prawną tego żądania

d. oczekiwany sposób załatwienia sprawy.

5. Administrator Danych Osobowych bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania – udziela informacji o działaniach podjętych w związku ze zgłoszonym żądaniem.W razie potrzeby termin miesięczny może być przedłużony o kolejny miesiąc z uwagi na skomplikowany charakter żądania.

§ 8. Odbiorcy Danych Osobowych

1. Przetwarzane przez Administratora Dane Osobowe są przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

a. dostawcom usług, z których korzysta Administrator przy prowadzeniu Serwisu / Aplikacji;

b. upoważnionym pracownikom i współpracownikom, którym Dane Osobowe będą ujawniane po to, by mogli oni wykonać swoje obowiązki;

c. inni odbiorcom danych – w tym podwykonawcom, bankom, doradcom podatkowym, kancelariom prawnym, firmom kurierskim, dostawcom usług pocztowych, partnerom biznesowym;

d. organom państwowym, w tym, organom ścigania, prokuraturze, policji, izbie celnej, PUODO, Prezes UOKiK w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

2. Przekazywanie Danych Osobowych zewnętrznym odbiorcom będzie odbywało się wówczas gdy jest to konieczne, w szczególności gdy wymaga tego korzystanie z usług podmiotu zewnętrznego, zawarte umowy z podmiotami zewnętrznymi, jest to konieczne do prawidłowej realizacji Usługi czy też obrony roszczeń lub praw Administratora lub też wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

§ 9. Pliki Cookies

1. Serwis i Aplikacja wykorzystuje Pliki Cookies.

2. Pliki Cookies są wykorzystywane w szczególności w celu:

a. podnoszenia jakości Usług świadczonych przez Administratora;

b. korzystania z funkcjonalności Serwisu i Aplikacji, ustalenia liczby osób korzystających z Serwisu i Aplikacji oraz uzyskania informacji o sposobie korzystania z nich, uwierzytelniania Użytkownika w zakresie stosowania Aplikacji i zapewnienia stałego dostępu, konfiguracji Serwisu;

c. tworzenia statystyk – pomagających zrozumieć sposób korzystania przez Użytkowników z Serwisu /Aplikacji;

d. zapamiętywanie danych logowania do Serwisu i Aplikacji, zapamiętania lokalizacji użytkownika;

e. zapewnienia produktów lub usług spełniających oczekiwania i potrzeby Użytkownika,

f. utrzymania sesji Użytkownika;

g. określania profilu Użytkowników, wyświetlenia reklam dopasowanych do preferencji Użytkownika.

3. Administrator stosuje w ramach Serwisu / Aplikacji niezbędne, analityczne, sesyjne, trwałe Pliki Cookies.

4. Użytkownik za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub za pomocą konfiguracji Usługi, może samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące Plików Cookies. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi Plików Cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

5. Ograniczenie / zablokowanie możliwości gromadzenia Plików Cookies na Urządzeniu może utrudnić lub uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcjonalności Serwisu / Aplikacji.

6. Serwis / Aplikacja mogą wykorzystywać funkcje różnych serwisów społecznościowych („wtyczki społecznościowe”). Korzystanie z tych funkcji wiąże się z wykorzystywaniem Plików Cookies administratorów tych serwisów społecznościowych.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Usługodawcy przysługuje uprawnienie do jednostronnej zmiany Polityki Prywatności w każdym czasie.

–w szczególności celem zapewnienia aktualności niniejszej Polityki Prywatności z obowiązującymi przepisów prawa, orzecznictwa sądowego, wytycznych organów odpowiedzialnych za nadzór nadprocesami Przetwarzania Danych Osobowych. Z powyższych względów zalecane jest okresowe przeglądanie Polityki Prywatności.

2. W razie jakichkolwiek pytań, uwag, wniosków i próśb dotyczących Danych Osobowych, praktykstosowanych w Aplikacji / Serwisie lub chęci skorzystania z określonego uprawnienia, należy kontaktować się z Administratorem Danych Osobowych lub wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych telefonicznie/ e-mailowo:

a. dane kontaktowe Administratora - e-mail: biuro@iqdental.pl; tel. +48 794 101 404;

b. dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: e-mail: damian@iqdental.pl.